Правила оформления номенклатуры дел организации

Специфика деятельности предприятия диктует перечень дел, которыми определенное предприятие должно заниматься. Очень удобна и актуальна в использовании система ведения номенклатуры дел, оформленная с учетом штатного расписания.

Для того чтобы оформление номенклатуры дел организации имело полную информацию, рекомендовано определять подразделы по функциональным обязанностям: секретариат, кадровики и правовое обеспечение. Первая графа должна указывать индекс конкретного дела. Название включает два цифровых обозначения: номер дела и номер подразделения. Прочитав номер дела, каждый сотрудник должен четко понимать основное содержание и перечень документов. Сложная формулировка недопустима. Обязательно стоит избегать пустых и расплывчатых описаний, которые не способны нести четкого описания.

Располагать элементы описания нужно в такой последовательности:

  • заголовок начинается с вида документа (протокол, дело, приказ, переписка);
  • автор составления;
  • адресат/корреспондент. От кого и кому адресован данный документ;
  • обозначение территории;
  • обязательно краткое содержание;
  • дата.

номенклатура дел организацииПрактика ведения делопроизводства предполагает, что номенклатура дел организации должна включать в себя как можно больше элементов. Можно использовать несколько видов номенклатуры: типовая и примерная. Изначально составленная номенклатура не всегда до конца является достоверной. Ее можно менять и редактировать, в зависимости от делопроизводственных процессов на протяжении года.

Четкого регламента расположения заголовков нет. Должно быть ориентировано на важность каждого дела в частности и их взаимосвязи. Можно отдавать предпочтение личным убеждениям. Для тех, кто не знает, с чего должна начаться номенклатура дел отдела кадров, существуют множество рекомендаций. Неуместно будет располагать маловажные журналы в начале раздела. План расположения дел в разделах должна быть примерно следующая:

  • организационно-распорядительная документация (устав, приказы, положения, штатное расписание и т.д.);
  • разнообразные планы;
  • договора;
  • переписка и служебные записки;
  • документы, имеющие отношения к второстепенной деятельности и ее разновидность;
  • журналы, книги, учетные документы и базы данных;
  • документы для архива.

Когда в процессе деятельности в делопроизводственном отделе появляются другие дела, то составляются номера резерва каждому разделу.

Изучив все примеры и формы документов, каждый ответственный сотрудник должен иметь общее представление о тех или иных данных, которые обязательно стоит указывать в бланках. Полученная информация позволит с легкостью справиться с правильностью оформления любого документа вашего предприятия.

 

А вот еще пара домиков и не только:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.